Apply for Profesional administrativo/a, Colombia Job Vacancy | Position

2500768

Profesional administrativo/a

Anuncio de trabajo : 13/mar/2025

Fecha de anulación de publicación : 28/mar/2025, 22:59:00

Organizational Unit : FAO Partnership and Liaison Office in Colombia

Tipo de puesto : Trabajo temporal

Tipo de Requisición : NPP (Personal Nacional de Proyecto)

Nivel de Grado : N/A

Ubicación principal : Colombia

Duración : Doce (12) meses con un periodo de prueba de tres (03) meses

Número de Puesto : N/A

.

La FAO intenta que haya diversidad de género, geográfica y lingüística entre su private y sus consultores internacionales, a fin de atender de la mejor manera posible a los Estados Miembros de la Organización en todas las regiones.

• La FAO está comprometida con el logro de la diversidad en su fuerza de trabajo por lo que se refiere al sexo, la nacionalidad, el origen y la cultura.
• Se alienta a las mujeres, los nacionales de Estados Miembros insuficientemente o no representados y las personas con discapacidades que posean las cualificaciones necesarias a presentar sus solicitudes.
• Todas las personas que trabajan para la FAO deben cumplir las normas de integridad y conducta profesional más estrictas y defender los valores de la FAO.
• La FAO, en cuanto organismo especializado de las Naciones Unidas, aplica una política de tolerancia cero ante conductas incompatibles con su estatuto, sus objetivos y su mandato, en specific la explotación y el abuso sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación.
• Todos los candidatos seleccionados se someterán a rigurosas comprobaciones de referencias y antecedentes.
• Todas las solicitudes se tratarán con la más estricta confidencialidad.

Marco organizativo

La FAO es la Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura, que lidera el esfuerzo internacional por un mundo libre del hambre y de la malnutrición en el que la alimentación y la agricultura contribuyan a mejorar los niveles de vida de todos sus habitantes, especialmente los más pobres, de forma sostenible desde el punto de vista económico, social y ambiental. Trabajamos para contribuir al cumplimiento de la Agenda 2030 y de sus metas mundiales mediante el fomento de sistemas alimentarios sostenibles, inclusivos y resilientes para lograr una producción, una nutrición, un medio ambiente y una vida mejor.

LA VACANTE ESTÁ UBICADA EN ARGELIA EN EL DEPARTAMENTO DE CAUCA

Dependencia jerárquica

Bajo la supervisión normal del Representante de la FAO en Colombia, él oficial de programas, la oficial administrativa y el/la coordinador(a) del proyecto.

Campo de especialización

El/la Profesional administrativo/a tiene la responsabilidad de liderar el componente administrativo del proyecto en el territorio.

Tareas y responsabilidades

• Apoyar el plan normal de contratación de private no funcionario nacional e internacional.
• Acompañar al equipo técnico y administrativo de los proyectos asignados en los procesos administrativos y operativos, dando la orientación y capacitación adecuada.
• Prestar apoyo administrativo, incluido el registro de horas trabajadas para el pago de honorarios a los/as consultores/as nacionales e internacionales y otras tareas conexas.
• Facilitar el intercambio de conocimientos y mejores prácticas en la oficina y promover la colaboración, el aprendizaje continuo y la innovación.
• Prestar asistencia en el proceso de evaluación del rendimiento de consultores/as nacionales e internacionales y proporcionar apoyo logístico y administrativo para la preparación y el registro de los informes sobre su rendimiento profesional (informe de evaluación de la calidad [QAR]).
• Mantener la confidencialidad y manejar los temas sensibles con discreción.
• Apoyar la elaboración de los términos de referencia y notas al archivo (cuando sea necesario) y gestionar la contratación por primera vez y renovaciones de los contratos de private del proyecto no funcionario nacional e internacional, de acuerdo con el plan de contratación del proyecto y atendiendo a la normatividad vigente.
• Hacer seguimiento a la formalización de los contratos de los/as consultores/as del proyecto y la actualización de documentos contractuales, de acuerdo con la normatividad.
• Coordinar y gestionar la publicación de convocatorias a fin de atraer candidaturas para cubrir vacantes relativas a private no funcionario nacional e internacional, velando por su difusión adecuada para atraer candidatos/as que reúnan las cualificaciones necesarias.
• Realizar seguimiento al ingreso de private no funcionario nacional e internacional al proyecto brindando la información necesaria para el oportuno y correcto inicio de labores.
• Dar seguimiento al registro de vacaciones de private no funcionario nacional e internacional para el/los proyecto/s.
• Elaborar el borrador de las certificaciones de contratos y enviar a Recursos Humanos para su revisión y firma.
• Elaborar timecards del private no funcionario nacional e internacional con un tipo de contrato diferente al NPP que se encuentren vinculado al proyecto
• Informar oportunamente a Recursos Humanos todas las novedades de private del proyecto no funcionario nacional e internacional en caso de presentación de renuncia y no renovación de contrato, y realizar el seguimiento al diligenciamiento del acta de entrega del cargo, entrega de informes y otros, de todo el private del proyecto no funcionario nacional e internacional.
• Apoyar el trámite de solicitudes de viajes nacionales en atención al protocolo de misiones nacionales.
• Preparar el ingreso de las LTA al sistema GRMS en los tiempos y procedimientos establecidos por la FAO Colombia y las normas del handbook MS 401.
• Apoyar la organización y logística de viajes, eventos y/o talleres del/los proyecto/os a cargo (transportes, tiquetes, salas de reunión, entre otros).
• Realizar el seguimiento a la matriz de LTA aprobadas y solicita a los viajeros los documentos de legalización dentro de los 25 días después de la finalización de la misión.
• Revisar las legalizaciones y soportes de viajes nacionales y locales, Misión Travel Claim (MTC), dando cumplimiento a las normas de la FAO.
• Revisar y tramitar solicitudes de pago a favor de consultores/as, proveedores and so on. y su respectivo seguimiento y verificación de incorporación en la ejecución presupuestal
• Realizar solicitudes y seguimiento a la legalización de anticipos entregados a los/as consultores/as de los proyectos asignados
• Hacer muestreos frecuentes para el management y verificación de los datos de legalización de anticipos y enviar reporte de los hallazgos, en el caso que los hubiere.
• Garantizar en el caso que se presenten saldos a favor de los/as consultores/as o de la organización estos sean gestionados de acuerdo con los procedimientos.
• Hacer gestión, management y seguimiento al acuerdo de largo plazo de alquiler de equipos; realizar la solicitud, entrega y devolución equipos y su respectiva facturación y reportar al área de Sistemas las novedades en el servicio, para que se haga cumplir el acuerdo.
• Eliminar la dotación en mal estado, siguiendo lineamientos establecidos de destrucción de emblem en partes visibles, documentando con soportes fotográficos. Esta actividad se realizará con acompañamiento de Gestión Documental. epbiIAs rPXeH
• Gestionar con anticipación el servicio de recolección con la empresa de mensajería y notificar al área de Gestión Documental y Sistemas para alistamiento de dotación, carnés, equipos y otros.
• Garantizar que al inside del proyecto los/as consultores/as informen y realicen de manera oportuna las respectivas denuncias sobre las pérdidas, robos o daños irreparables de los activos No Fungibles del proyecto.
• Apoyar la formulación, gestión, y seguimiento a los instrumentos contractuales establecidos para la implementación que se requiera en el marco del proyecto, como: Cartas de Acuerdo, OPIM, órdenes de compra/servicios y/o cualquier otro mecanismo necesario.
• Acompañar al Coordinador(a) en la preparación de comités técnicos, comités directivos y/o reuniones con la contraparte correspondiente, en cada uno de los proyectos a cargo y participar de los mismos, presentando información actualizada.
• Aplicar los procedimientos administrativos y operativos según la normatividad de la FAO y las normas y reglamentos del Sistema de Naciones Unidas.
• Velar por el buen manejo de los recursos de los proyectos y hacer el respectivo seguimiento a estos.
• Asistir a reuniones periódicas con las personas que lideran las áreas de administración de la FAOR.
• El/la titular deberá consultar, estudiar y apropiar el PROTOCOLO PARA EL REPORTE DE CASOS DE EXPLOTACIÓN Y ABUSO SEXUAL DE COMUNIDADES (entregado por Gestión Humana) y reportar de forma inmediata, conforme al mismo, los casos que sean de su conocimiento. La FAO tiene cero tolerancias a cualquier práctica de explotación y abuso sexual.
• Promover la generación y difusión de buenas prácticas en materia de género de acuerdo con la política de igualdad de género de la FAO.
• Acompañar las misiones en terreno a los/as consultores/as, cuando sean requeridas.
• Diligenciar oportunamente al momento de retiro de la organización el acta de entrega de cargo y en caso de ejercer funciones de supervisión realizar seguimiento a la correcta entrega del cargo del private a cargo.
• Las demás requeridas por las áreas administrativa y de programas de la representación.

LOS CANDIDATOS SERÁN EVALUADOS CON ARREGLO A LOS SIGUIENTES CRITERIOS:

Requisitos mínimos

• Diploma como profesional áreas administrativas y/o afines
• Tres (3) años de experiencia después del pregrado en cargos similares en la asistencia administrativa de proyectos y logística humanitaria
• Conocimiento práctico del español (nivel C)
• Nacionalidad colombiana

Competencias fundamentales de la FAO

• Enfoque basado en los resultados
• Trabajo en equipo
• Comunicación
• Establecimiento de relaciones eficaces
• Intercambio de conocimientos y mejora continua

Aptitudes técnicas/funcionales

• Experiencia en gestión de compras, inventarios, transporte y entrega de ayudas humanitarias.
• El conocimiento en los procesos de la gestión del riesgo de desastres (conocimiento del riesgo, reducción del riesgo y manejo de desastres es deseable.
• Capacidad para actuar en todo momento con extrema discreción respecto de los documentos, información y materiales propios de las Naciones Unidas.
• Permanente actitud y comportamiento de cordialidad, compostura, respeto y colaboración con todas las personas y organizaciones con quien interactúa.

INFORMACIÓN ADICIONAL

• La FAO no cobra tasas en ninguna etapa del proceso de contratación (solicitud, entrevista, tramitación).
• Las solicitudes recibidas después del vencimiento del plazo de presentación de solicitudes no se aceptarán.
• Le informamos que la FAO solo considerará los títulos o credenciales académicos obtenidos en una institución de enseñanza incluida en la Base de datos mundial sobre educación superior, la cual es una lista mantenida por la Asociación Internacional de Universidades (IAU)/UNESCO. La lista puede ser consultada en: www.whed.internet/
• Para cualquier otra cuestión visite el sitio net de la FAO sobre empleo: http://www.fao.org/employment/home/es/ .

Se hace notar que todos los candidatos deberían adherirse a los valores de la Organización de compromiso con la FAO, respeto hacia todos e integridad y transparencia.

PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES

• Si desea presentar una solicitud, vaya al sitio net de contratación de la FAO ( Empleo en la FAO) y full su perfil en línea.
• Las solicitudes incompletas no se tendrán en cuenta. Solo se considerarán las solicitudes recibidas a través del portal de contratación.
• Aconsejamos a los candidatos que presenten su solicitud con antelación suficiente al vencimiento del plazo.
• Si necesita ayuda o tiene consultas, cree un registro único con el equipo de atención al cliente de la FAO para obtener más ayuda: https://fao.service-now.com/csp

EN LOS LOCALES DE LA FAO ESTÁ PROHIBIDO FUMAR