Apply for Program Assistant, Bogotá, LSC5, Bogota, Colombia Job Vacancy | Position

Program Assistant, Bogotá, LSC5

Bogota, Colombia

Job Info

Job Identification 24819

• Posting Date 03/10/2025, 01:17 AM
• Apply Before 03/15/2025, 03:59 AM
• Job Schedule Full time
• Locations Bogota, Colombia
• Grade LSC-5
• Vacancy Type Local Service Contract
• Rotational/Non Rotational Non-Rotational
• Contract Duration 6 months
• Education & Work Experience High School certificates – 5 yr(s) expertise
• Other Criteria Deseable contar con experiencia en agencias de cooperación internacional y del Sistema de Naciones Unidas en Colombia.
• Required Languages Español
• Desired Languages Ingles Intermedio
• Vacancy Timeline 1 Week

Job Description

Antecedentes del puesto

El UNFPA es el principal organismo de las Naciones Unidas para conseguir un mundo en el que todos los embarazos sean deseados, todos los partos sean seguros y todos los jóvenes desarrollen su potencial. El plan estratégico del UNFPA (2022-2025), reafirma la relevancia de la precise dirección estratégica del UNFPA y se centra en tres resultados transformadores: poner fin a las muertes maternas evitables; acabar con las necesidades insatisfechas de planificación acquainted; y acabar con la violencia de género y las prácticas nocivas. Estos resultados recogen nuestros compromisos estratégicos para acelerar el progreso hacia la realización de la CIPD y los ODS en la Década de Acción que conduce a 2030. Nuestro plan estratégico hace un llamamiento a los Estados Miembros de las Naciones Unidas, a las organizaciones y a las personas para que “avancen mejor”, al tiempo que abordan las limitaciones en el acceso de las mujeres y las niñas a la salud sexual y reproductiva y a los derechos reproductivos.

En un mundo en el que los derechos humanos fundamentales están en peligro, necesitamos private con principios y ética, que apropie estas normas y estándares internacionales, y que los defienda con valentía y plena convicción.

El UNFPA busca candidato/as que transformen, inspiren y ofrezcan resultados sostenidos y de gran impacto; necesitamos private que sea transparente, excepcional en la forma de gestionar los recursos que se le confían y que se comprometa a ofrecer resultados de excelencia en los programas.

El UNFPA en Colombia requiere para su equipo un/a Asistente Programa que brinde soporte a los diferentes procesos administrativos del Programa que se generan en la operación de sus acciones de áreas y de proyectos así como apoyo administrativo, financiero y logístico en normal a la Oficina de país.

3. Responsabilidades del puesto

Apoyará la gestión eficaz de las actividades administrativas del programa del UNFPA. Demostrará un enfoque orientado al cliente y a los resultados para interpretar las normas, los procedimientos y las directrices en relación con los procesos administrativos y programáticos, al tiempo que prestará apoyo y orientación a la oficina en el país (CO) y a los proyectos apoyados por el UNFPA:

Asistir a los Asesores/Coordinadores y demás consultores del área en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades, en aspectos contractuales, de viajes, adquisiciones, socios implementadores, entre otros.

• Asistir con el ingreso de requerimientos operativos de programa/planes de trabajo bajo la ejecución nacional en términos de private, subcontratos, equipos, becas, giras de estudio y otros eventos relativos a programa y planes de trabajo para facilitar la ejecución de estos.
• Asistir en el seguimiento y management presupuestal de los recursos propios de áreas y de proyecto que sean ejecutados.
• Capacitar y supervisar la ejecución financiera encomendada a los Asistentes de Proyecto.
• Asistir en las acciones administrativas propias del programa para la movilización de recursos.
• Apoyar en la elaboración de Términos de Referencia asociados.
• Revisar procesos documentales propios y de proyecto garantizando el correcto cumplimiento de las normas y procedimientos del UNFPA.
• Participar en la cotización, organización y ejecución de eventos menores a USD <5.000
• Elaboración de TDRS para órdenes de compra y contratos CSP nacionales y servicios hasta por la suma de USD$99.999
• Ingreso de requisiciones, órdenes de compra, expedición de recibos y/o generación de bill, según perfil en Quantum. epHyBbB BYvr9H
• Revisión de procesos y pagos generados por asistentes de proyecto y elaboración de propios concernientes a apoyos directos de las áreas.
• A cargo del reporte, mantenimiento y limpieza de requisiciones y órdenes de compra ingresadas en el Quantum.
• Mantener actualizado dentro de la carpeta compartida el registro de órdenes de compra de los planes de trabajo ingresados en el Quantum.
• Acompañar a las áreas y proyectos en procesos de viajes en la plataforma UNALL.
• Participar y orientar al private de proyecto en las normas y procedimientos del UNFPA.
• Orientar al private de proyecto en requerimientos referentes a normas y procedimientos del UFNPA.
• Concertar citas y organizar viajes oficiales del (la) supervisor(a) y asesores a cargo y llevar su agenda; responder consultas con discreción.
• Recibir y seleccionar la correspondencia, anexando los antecedentes necesarios, así como mantener un sistema de seguimiento.
• Mantener al día los archivos físicos y/o digitales de documentos y correspondencia del área.
• Apoyar con el levantamiento de información referente a nombres, direcciones y teléfonos de ministerios y oficinas de gobierno, ONGs, representantes de entidades nacionales e internacionales con quienes se tienen relaciones en el área.
• Traducir documentos y correspondencia. Podría servir eventualmente de intérprete.
• Preparar materials y resúmenes para uso de su supervisor(a) y asesores a cargo durante sus viajes oficiales o reuniones especiales.
• Seleccionar y redactar resúmenes y buscar información.
• Entrenar y dar inducción a nuevos asistentes y private de apoyo y orientarlos sobre procedimientos de la oficina.
• Preparar borradores de correspondencia no sustantiva.
• Transcribir correspondencia, documentos y reportes, and so on., utilizando las aplicaciones de MS Office, algunos de ellos de carácter confidencial, asegurando que la ortografía, la puntuación y la estructura, sean correctas.
• Brindar apoyo logístico para las diferentes reuniones organizadas por el área y redactar Actas de Comités Técnicos. Preparar y tramitar solicitudes de viajes tanto internos como externos, Security Clearances y legalizaciones del equipo del área.
• Garantizar que todos los apoyos brindados, se rigen por las normas y procedimientos del UNFPA.
• Desarrollar sus actividades respetando la estricta confidencialidad de los procesos.
• Deberá garantizar conocer las normas y procedimientos del UNFPA en el ejercicio de sus funciones.
• Realizar otras labores, relativas al cargo asignadas, por el/la supervisor(a).

4. Acuerdo institucional

El Asistente de Programa estará bajo la supervisión del/la Gerente de Operaciones del UNFPA o su delegado/a.

5. Competencias

Valores del UNFPA

Ejemplificando integridad

X

Demostrando compromiso con el UNFPA y el sistema de las Naciones Unidas

X

Abrazando la diversidad cultural

X

Abrazando el cambio

X

Competencias básicas del UNFPA

Consecución de resultados

X

Ser responsable

X

Desarrollar y aplicar conocimientos profesionales y perspicacia empresarial

X

Pensar analítica y estratégicamente

X

Trabajar en equipo/gestionarnos a nosotros mismos y nuestras relaciones

X

Comunicar para generar impacto

X

Otras competencias técnicas y multifuncionales relacionadas con el UNFPA

Manejo de datos (de acuerdo con las políticas y protocolos establecidos)

X

Planificación, organización y gestión de resultados.

X

Manejo de información, documentos, correspondencia y reportes (de acuerdo con las políticas y protocolos establecidos)

X

Capacidad de planeación, organización y desempeño de múltiples tareas

X

Tomar decisiones y ejercer el juicio

X

6. Requisitos mínimos

Requisitos mínimos de educación

Se requiere educación secundaria completa. Se valorará estudios en administración, economía, contaduría o carreras afines. Excelentes habilidades en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, People Soft e web y otros equipos de oficina.

Mínimo años de experiencia laboral relevante

Cinco (5) años en cargos administrativos, con atención a cliente interno y externo.

Deseable experiencia adminsitrativa en agencias del SNU o en Organismos Internacionales.

Experiencia, conocimientos y habilidades

Excelentes habilidades en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, People Soft e web y otros equipos de oficina.

Se evaluará organización y disciplina en las actividades a realizar, así como el manejo de buenasrelaciones humanas y facilidad para trabajar en grupo y ambientes multiculturales

Habilidades para la comunicación efectiva y para la comunicación en inglés y español.

Habilidades deseadas adicionales a las competencias cubiertas en la sección Competencias

Liderazgo y habilidades para trabajar en equipo.

• Excelentes capacidades analíticas y de comunicación oral y escrita.
• Orientación analítica, con iniciativa y flexibilidad.
• Gestión de iniciativas y manejo del tiempo.
• Deseable contar con experiencia en agencias de cooperación internacional y del Sistema de Naciones Unidas en Colombia.

Idioma(s) requerido(s)

Excelente dominio del Español, inglés intermedio.

Certificados profesionales

Ninguno.

7. Se requerirá a los solicitantes los siguientes documentos:

a) CV private o P11, indicando todos los cargos desempeñados anteriormente y sus principales funciones, su duración (mes/año), las titulaciones, así como los datos de contacto (correo electrónico y número de teléfono) del Candidato, y al menos tres (3) referencias profesionales más recientes de supervisores anteriores. Las referencias también pueden incluir pares.

b) Una carta de presentación (extensión máxima: 1 página) indicando por qué el candidato se considera apto para el puesto.

Program Assistant, Bogotá, LSC5

Bogota, Colombia Posted on 03/10/2025

Duties and Responsibilities

Program Assistant, Bogotá, LSC5

Bogota, Colombia Posted on 03/10/2025

Duties and Responsibilities

Procurement and Program Assistant, Bogotá, LSC5

Bogota, Colombia Posted on 03/10/2025

Duties and Responsibilities

Implementing Partners and Administration Assistant, Bogota, LSC5

Bogota, Colombia Posted on 03/10/2025

Duties and Responsibilities