Apply for Assistant(e) Administratif(ve), Kinshasa Job Vacancy | Position

Grade: G6

No. du poste: KINSHASA/DC/GS/2024/13 Date de publication: 10 Janvier 2025 Date de clôture (minuit, l’heure de Kinshasa): 25 Janvier 2025

Job ID: 12574 Département: BR-Afrique Unité: BP-Kinshasa Lieu d’affectation: Kinshasa Type de contrat: Durée déterminée

Le BIT lance un appel à manifestation d’intérêt pour la place ci-dessus. Le processus de sélection n’est pas soumis aux règles et procédures définies à l’annexe I du Statut du personnel du BIT.

Peuvent participer:

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• Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l’annexe I du Statut du personnel.
• Les candidats/tes externes.

Le BIT attache une grande significance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d’hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l’incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d’un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

Les candidatures émanant de personnes qualifiées originaires d’Etats Membres non représentés ou sous-représentés ou d’Etats Membres amenés à le devenir prochainement d’après les prévisions relations aux effectifs retiendront particulièrement l’consideration. On trouvera la liste des pays concernés ici: ILO Jobs: Nationalités insuffisamment représentées

Introduction

Le Gouvernement de la République Démocratique du Congo (RDC) et la Banque Africaine de Développement (BAD) ont conclu un accord de financement au titre de don portant sur le projet d’aménagement de la Route Nationale N°2 (RN2) Kananga-Kabeya-Kamuanga afin de répondre aux besoins socioéconomiques croissants des populations de l’Est de la RDC qui vivent dans un environnement teinté de plusieurs incertitudes et risques en raison de la fragilité sécuritaire (présence ou existence des conflits armés, des conflits intercommunautaires, des volcans, et du gaz non-exploité dans le lac Kivu) et économique. A la demande du Gouvernement, le projet fera appel à l’experience de l’OIT pour exécuter le volet employabilité qui pour objectif de soutenir la création d’emplois décents dans les chaines de valeurs pilotes ainsi que la mise en place des mécanismes pour des entreprises durables dans le secteur agricole. Ces appuis auront un affect positivement sur : i) l’amélioration de l’offre de formation professionnelle agricole, (ii) la promotion de l’employabilité des jeunes particulièrement des jeunes femmes et des petits producteurs et productrices par l’entreprenariat agricole, et (iii) le renforcement des mécanismes de concertation et coordination pour une mise en place d’un dialogue sociale en faveur de la réduction de l’informalité. Pour assurer une mise en œuvre efficace de l’appui méthodologique, l’OIT nommera un(e) coordonnateur(trice) nationwide(e) de grade NOB pour une période de 12 mois, renouvelable. Le poste est situé à Kananga, en République Démocratique du Congo. Le (la) titulaire s’acquittera des tâches et travaillera en étroite collaboration avec d’autres programmes / projets connexes du Bureau de Pays de Kinshasa (BP-Kinshasa) selon les besoins. L’appui method du BIT couvrira les zones riveraines de la route Kananga-Kabeya-Kamuanga et sera assurée par une équipe légère (1 Coordonnateur(trice) nationwide(e), 1 Chargé(e) de Suivi et Evaluation, 1 Assistant(e) administratif(ve) principal(e), 1 Assistant(e) financier(e), et 1 Chauffeur(e)) pour la gestion et la mise en œuvre des activités prévues par le projet.

Fonctions et responsabilités essentielles

Sous la responsabilité générale de la Directrice du Bureau de Pays de l’OIT-Kinshasa et sous la supervision directe du/de la Coordonnateur(trice) nationwide(e), l’Assistant(e) Administratif (ve) principal (e) du projet exécutera les tâches et attributions suivantes et devra s’assurer que les activités sont mises en œuvre dans les délais fixés et que les résultats tels que planifiés dans les différents paperwork de référence sont atteints : 1.Assurer le bon déroulement de l’administration du projet, de l’appui administratif et des fonctions connexes d’appui opérationnel en étroite collaboration avec les autres membres du personnel d’appui administratif et opérationnel par la fourniture d’un appui au projet. Parmi les tâches à effectuer figurent le traitement des droits à prestations, l’émission de contrats et la tenue des registres et des dossiers.

2.Conseiller et aider le personnel du projet pour l’interprétation des règles, règlements et procédures administratifs. Effectuer les réservations de voyage et d’hôtel, préparer les autorisations de voyage et rassembler les informations relations à l’objet du voyage.

3.Participer à l’organisation de réunions spéciales et coordonner toutes les tendencies administratives importantes pour la tenue d’ateliers ou séminaires et de formations, comme l’exige le projet/programme.

4.Nouer et entretenir des liens avec les unités methods concernées au siège, les mandants de l’OIT, les organisations de partenaires sociaux et les organismes des Nations Unies pour discuter des activités prévues et résoudre les questions sensibles.

5.Préparer de sa propre initiative de la correspondance et des rapports, selon les besoins, sur des tâches administratives générales ou d’autres tâches connexes, y compris des tâches confidentielles. Préparer périodiquement des statistiques administratives, des rapports et la correspondance.

6.Informer et assister le personnel worldwide, les consultants et les consultants sur tous les elements des questions administratives. Fournir une interprétation des règles, règlements et procédures administratifs.

7.Examiner toute la correspondance entrante qui nécessite une motion, formuler des recommandations sur les mesures à prendre, surveiller les délais de réponse, assurer le suivi avec le personnel de divers projets/programmes et d’autres unités administratives concernant la soumission des rapports et de la correspondance.

8.Préparer la documentation générale, des estimations de coûts détaillées, des rapports périodiques et des rapports ponctuels à utiliser dans la préparation du programme et du finances. Participer à l’élaboration d’analyses et de projections budgétaires, selon les besoins. Fournir les informations demandées.

9.Mener à bien toutes les opérations requises pour les dépenses au titre du financement de la coopération pour le développement, en veillant à l’utilisation la plus rationnelle des fonds. Il s’agit ainsi d’effectuer des calculs, de demander des fonds, de vérifier les paperwork justificatifs et d’effectuer des paiements.

10.Contrôler les comptes concernant les engagements et les dépenses et procéder aux ajustements nécessaires pour optimiser l’utilisation des fonds. Rédiger et approuver la correspondance administrative relative aux questions budgétaires pour vérifier les données, répondre aux questions et obtenir des informations supplémentaires.

11.Conseiller les membres du personnel administratif et/ou du personnel d’appui de rang inférieur et superviser leur travail.

12.S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires et avoir un diplôme dans le domaine administratif concerné.

Expérience

Au moins sept ans de travail administratif, avec des responsabilités croissantes et une expérience de supervision.

Langues

Excellente maîtrise du français, la connaissance de l’anglais est un atout.

Compétences

Aptitude à classer ses tâches par ordre de priorité, à organiser son propre emploi du temps, à effectuer les travaux courants de manière indépendante, à respecter les délais et à s’adapter à des demandes changeantes. Maîtrise des logiciels informatiques (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) et capacité à utiliser d’autres logiciels requis par le Bureau (IRIS, par exemple). Aptitude à obtenir les providers d’autres unités de travail internes ou externes pour l’exécution de certaines tâches. Aptitude à diriger une équipe et à gérer une cost de travail importante sous pression. Connaissance et compréhension approfondies des directives et procédures administratives complexes ainsi que de la gamme complète des providers administratifs dans les domaines de soutien tels que les RH, les funds et les achats. Bonne connaissance du travail du projet/programme et du travail effectué dans d’autres unités. Aptitude à répondre aux demandes et à traiter les visiteurs avec tact et diplomatie. Aptitude à effectuer des recherches dans des bases de données et à en extraire des informations ainsi qu’à compiler des rapports. Aptitude à traiter avec discrétion les questions confidentielles. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement smart aux considérations de style.

Processus de recrutement

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le website de recrutement du BIT, ILO Jobs. Le système fournit les directions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

L’évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d’un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, pendant les 3 à 4 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d’assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

En fonction de la localisation et de la disponibilité des candidats, des assesseurs et des membres des jurys d’entretien, le BIT se réserve le droit d’utiliser des applied sciences de communication comme Skype, la vidéo ou la téléconférence, l’e-mail, and many others afin de procéder à l’évaluation des candidats au cours des différentes étapes du processus de recrutement, y compris le centre d’évaluation, les checks methods ou les entretiens.

Alerte à la fraude

Le BIT ne facture aucun frais à aucun second du processus de recrutement, que ce soit au second de postuler, pour l’entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d’addresses e-mail différentes de celles du BIT – ilo@.org – ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n’a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relations au compte bancaire du postulant.