Apply for Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) de projet, Dakar, Senegal Job Vacancy | Position

Grade: G5

No. du poste: EB/DAKAR/G/2024/14 Date de publication: 26 décembre 2024 Date de clôture ( minuit, l’heure de Dakar): 09 janvier 2025

Job ID: 12618 Département: BR Afrique Unité: ETD/BP-Dakar Lieu d’affectation: Dakar Type de contrat: durée déterminé

Le BIT lance un appel à manifestation d’intérêt pour la place ci-dessus. Le processus de sélection n’est pas soumis aux règles et procédures définies à l’annexe I du Statut du personnel du BIT.

Peuvent participer:

• Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l’annexe I du Statut du personnel.
• Les candidats/tes externes.

Le BIT attache une grande significance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d’hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l’incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d’un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

Les candidatures émanant de personnes qualifiées originaires d’Etats Membres non représentés ou sous-représentés ou d’Etats Membres amenés à le devenir prochainement d’après les prévisions family members aux effectifs retiendront particulièrement l’consideration. On trouvera la liste des pays concernés ici: ILO Jobs: Nationalités insuffisamment représentées

Introduction

Le Secrétaire Général des Nations Unies a lancé par en septembre 2021 l’initiative dénommée « Accélérateur mondial pour l’emploi, la safety sociale et des transitions justes » (l’Accélérateur mondial-AM). Elle a pour however d’aider les pays à faire face aux crises multiples, accélérer la reprise économique tout en investissant dans le développement social et la transition écologique, et se préparer aux défis actuels et de demain (formalisation, compétences et emploi des jeunes, égalité du style, transition écologique, économie numérique, and so forth.). L’Accélérateur mondial vise à appuyer la création de 400 thousands and thousands d’emplois décents, l’extension de la safety sociale aux 4 milliards d’êtres humains qui en sont aujourd’hui exclus à travers le monde.

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L’OIT a reçu des fonds du UNSDG et de la France pour accompagner le Sénégal dans l’élaboration de la feuille de route et la mise en place efficient de l’Accélérateur mondiale. Ce projet est exécuté conjointement avec l’UNICEF et le PNUD avec le BIT comme lead approach et la DGPPE (Direction générale de la planification et des politiques économique s/c Ministère de l’économie du plan et de la coopération comme bénéficiaire institutionnel). Il est conduit par un Expert approach en safety sociale.

Aussi, le Bureau de l’OIT à Dakar apporte un appui spécifique dans le renforcement des compétences et de l’employabilité au Sénégal. Ainsi, Le projet Skill-Up, financé par le gouvernement de la Norvège, appuie le Ministère de la Formation professionnelle (MFP) dans la préparation de la formation professionnelle pour répondre aux besoins de l’économie numérique. Une étape clé de la première part du projet, de 2019 à 2020, c’est la validation d’une stratégie de développement du numérique dans la formation professionnelle et approach. Dans la continuité de sa première part, cette nouvelle part du projet Skill-UP se concentrera sur la mise en œuvre de la stratégie de développement du numérique dans la formation professionnelle, la promotion de l’apprentissage de qualité, la promotion des emplois verts et des programmes de formation inclusifs pour améliorer la cohérence et l’efficacité du système de formation. Ce projet est placé sous la responsabilité d’un/e Coordonnateur/trice nationwide/e. Il est attendu que l’Assistant(e) administratif(ve) et financier(e) apporte son concours et son appui à ces deux initiatives qui se regroupent.

Supervision

Le poste est basé à Dakar, au Sénégal, sous la responsabilité générale du Directeur de l’Equipe d’Appui approach de l’OIT au Travail décent pour l’Afrique occidentale et Bureau de Pays pour le Sénégal, Cabo Verde, Gambie, Guinée et Guinée Bissau et sous la supervision directe des deux responsables des projets sus évoqués. L’Assistant(e) administratif(ve) se chargera du suivi administratif et financier quotidien des deux projets au Sénégal.

Fonctions et responsabilités essentielles

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1. Exercer la fonction de level focal pour la coordination des activités d’appui administratif à la mise en œuvre du projet, en liaison avec diverses unités administratives sur le terrain et au siège pour préparer les demandes, obtenir les autorisations nécessaires, exécuter les actions administratives et en assurer le suivi.

2. Apporter un appui à la gestion administrative globale, effectuer des tâches administratives, fournir des avis et orientations au personnel sur les procédures, pratiques et processus administratifs. Apporter un appui aux missions et activités liées au projet, y compris la préparation des budgets, la coordination des voyages et du logement des fonctionnaires et des contributors, le recrutement et la rétribution des intervenants et la prise de notes lors des réunions/séminaires.

3. Compiler et préparer la documentation générale et des tableaux en vue des séances d’info et de réimaginative and prescient en sélectionnant et en consolidant les données et les informations pertinentes sur les activités liées au projet. Vérifier que les communications sortantes sont exactes et conformes aux procédures établies, avant leur signature par le/la supérieur(e) hiérarchique.

4. Compiler, résumer et saisir des données sur la mise en œuvre du projet, rédiger les rapports de state of affairs correspondants, repérer les insuffisances dans la mise en œuvre et les porter à l’consideration de la course.

5. Garder une vue d’ensemble de la state of affairs financière du projet. Préparer et modifier les données budgétaires selon les besoins.

6.Tenir à jour les bases de données, dossiers, registres et plans de contrôle pertinents sur l’état d’avancement du projet ou programme à chaque activité du cycle de projet et de programmation aux fins de suivi et d’évaluation.

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7. Rédiger la correspondance spécialisée sur les activités liées au projet ou au programme et des notes d’info conformément aux prescriptions du Bureau. Mettre à jour les informations sur les websites Web.

8. Assurer la liaison avec les mandants de l’OIT, les organismes d’exécution et les donateurs concernés pour obtenir les autorisations nécessaires. Tenir les répertoires à jour.

9. Aider les partenaires d’exécution, dans le montage de leurs dossiers, le suivi et la justification des avances reçues conformément aux accords, règles et procédures de l’OIT.

10. Organiser les réunions et les rendez-vous internes et externes. Prendre des notes et/ou rédiger des procès-verbaux lors des réunions.

11. Fournir des conseils et une formation aux membres du personnel d’appui aux projets/programmes de rang inférieur et superviser leur travail, selon les besoins, afin d’assurer la mise en œuvre harmonieuse et ininterrompue des projets/programmes.

12. Traiter tous les paiements relatifs au projet en garantissant leur exactitude et en enregistrant toutes les transactions financières.

13. Fournir des companies informels d’interprétation et de traduction.

14. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires. Un diplôme en comptabilité et/ou funds et dans le domaine administratif serait un atout.

Expérience

Cinq ans d’expérience dans le domaine de l’administration et/ou de la comptabilité, avec une bonne connaissance de la gestion administrative et financière dans la gestion des projets

Langues

Excellente connaissance du français. La connaissance de l’anglais serait un avantage.

Aptitudes professionnnelles

• Aptitude à organiser son propre travail.
• Aptitude à classer ses tâches par ordre de priorité, à organiser son propre emploi du temps, à effectuer les travaux courants de manière indépendante, à respecter les délais, à s’adapter à des demandes changeantes et à effectuer plusieurs tâches à la fois.
• Maîtrise des logiciels informatiques (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) et capacité à utiliser d’autres logiciels requis par le Bureau (IRIS, par exemple).
• Aptitude à obtenir les companies d’autres unités de travail internes ou externes pour l’exécution de certaines tâches.
• Aptitude à travailler au sein d’une équipe et à gérer une cost de travail importante sous pression. eiFTA7m BIpnb
• Connaissance approfondie des pratiques et procédures de préparation des paperwork administratifs et de tenue des systèmes de classement.
• Aptitude à définir quels paperwork d’info et de référence seront pertinents pour les autres et à déterminer les degrés d’urgence et de priorité.
• Aptitude à répondre aux demandes des brokers des administrations, des ministères, des mandants de l’OIT et des ONG.
• Précision et aptitude à prêter consideration aux détails.

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• Aptitude à effectuer des recherches dans des bases de données et à en extraire des informations ainsi qu’à compiler des rapports.
• Excellente aptitude à communiquer oralement comme par écrit.
• Souci du consumer pour fournir à celui-ci des réponses courtoises, rapides et efficaces.
• Aptitude à traiter avec discrétion les questions confidentielles.
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement wise aux considérations de style.

Processus de recrutement

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le web site ILO People. Le système fournit les directions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

L’évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d’un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, pendant les 3 à 4 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d’assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

En fonction de la localisation et de la disponibilité des candidats, des assesseurs et des membres des jurys d’entretien, le BIT se réserve le droit d’utiliser des applied sciences de communication comme Skype, la vidéo ou la téléconférence, l’e-mail, and so forth afin de procéder à l’évaluation des candidats au cours des différentes étapes du processus de recrutement, y compris le centre d’évaluation, les checks methods ou les entretiens.

Alerte à la fraude

Le BIT ne facture aucun frais à aucun second du processus de recrutement, que ce soit au second de postuler, pour l’entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d’addresses e-mail différentes de celles du BIT – ilo@.org – ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n’a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations family members au compte bancaire du postulant.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.