Apply for Administrateur(trice) chargé(e) des opérations, Luanda, Angola Job Vacancy | Position

Grade: NOA

Date de publication: 16 Décembre 2024 Date de clôture (minuit, heure d’Abidjan): 15 Janvier 2025

No. du poste: RB/LUANDA/NO/2024/04

Job ID: 12476 Département: BR-Afrique Unité: CO-Luanda Lieu d’affectation: Luanda Type de contrat: Durée déterminée

Le processus de recrutement des fonctionnaires nationaux est soumis aux critères spécifiques de recrutement native et d’éligibilité.

Peuvent participer:

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• Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l’annexe I du Statut du personnel.

• Candidats/tes externes

Le BIT attache une grande significance à la diversité parmi son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons aussi celles de personnes handicapées. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d’un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

*Conditions d’emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade.

Structure organisationnelle

Ce poste est [généralement] situé dans l’unité des companies administratifs, du registre ou des opérations du bureau de pays de l’OIT pour les pays africains de langue portugaise (PALOP) basé à Luanda, en Angola. Le BP-Luanda couvre également les quatre autres pays africains lusophones, le Cap-Vert, la Guinée Bissau, le Mozambique et Sao Tomé-et-Principe.

Mission principale

En tant que membre de l’équipe, le(la) titulaire fournit des companies professionnels aux fins de l’administration et de la prestation d’un ensemble de companies opérationnels pour le bureau dans plusieurs des domaines suivants: funds, ressources humaines, achats, gestion des locaux et des actifs, sécurité, communications, gestion de l’data et applied sciences de l’data. Ces companies sont fournis dans un souci d’efficience, d’efficacité et de service à la clientèle et nécessitent l’utilisation du progiciel de gestion intégré (PGI) de l’Organisation. Le travail est régi par les règles, inclinations réglementaires, politiques, procédures et directives établies.

Le titulaire du poste travaillera sous la supervision du directeur du bureau de pays. Les activités et actions quotidiennes nécessitent un minimal de supervision. Des directions et des conseils détaillés sont fournis pour les missions spéciales ou le traitement de questions inhabituelles ou complexes.

Relations de travail

Les contacts internes ont lieu avec le personnel et les responsables concernés dans les bureaux extérieurs, les bureaux de projet et au siège; ils visent à établir et à entretenir des relations de travail efficaces, à échanger des informations sur des questions family members à la prestation de companies, à analyser des informations et à assurer le suivi des autorisations et des questions administratives en occasion.

Les contacts externes ont lieu principalement avec des banques, des prestataires de companies, des establishments et des groupes de travail des Nations Unies, des organisations non gouvernementales (ONG) et d’autres organisations internationales; ils visent à échanger des informations et à obtenir l’help requise pour la bonne prestation de companies opérationnels.

Fonctions et responsabilités essentielles

1. Fournir des companies professionnels aux fins de la prestation efficace des companies opérationnels du bureau. Administrer les opérations quotidiennes, en pleine conformité avec les normes applicables, dans plusieurs des domaines suivants: funds, ressources humaines, achats, gestion des locaux et des actifs, sécurité, communications, gestion de l’data et applied sciences de l’data. 2. Surveiller et guider le travail du personnel dans les domaines opérationnels concernés. Superviser du personnel, selon les besoins. Contrôler et vérifier l’exactitude et la pertinence des transactions administratives traitées par le personnel d’appui. Exercer la fonction de contrôleur des dépenses et approuver les actions dans le progiciel de gestion intégré (PGI). 3. Fournir un appui fonctionnel à l’analyse et au contrôle continus de la state of affairs des ressources du bureau (ressources humaines et financières). Produire les rapports de gestion réguliers requis pour appuyer la prise de décisions éclairées. 4. Apporter son help à l’exécution des opérations financières et des companies de comptabilité se rapportant aux responsabilités liées aux comptes des recettes et des dépenses, à l’approbation de paiements, aux autorisations de paiement extérieur, aux autorisations financières du bureau, au rapprochement des comptes, à la facturation, à la clôture mensuelle des comptes, aux prévisions et à la clôture des comptes de fin d’exercice. Fournir l’appui nécessaire à l’élaboration des propositions de programme et de price range. 5. Apporter son help à l’exécution des opérations et des companies en matière de ressources humaines. 6. Assurer la liaison en ce qui concerne des questions administratives courantes avec des banques locales, des compagnies d’assurance, des organismes publics, d’autres establishments des Nations Unies, and many others. Participer aux réunions, groupes de travail et initiatives conjointes interinstitutions des Nations Unies sur les activités du régime commun dans les domaines opérationnels concernés. Préparer des notes d’data sur les principaux factors ou faits nouveaux et assurer un suivi selon les besoins. 7. Vérifier si les demandes d’achat respectent les normes applicables et les soumettre pour validation. Etablir des paperwork d’appel d’offres sorts. Fournir l’appui administratif nécessaire aux processus d’appels d’offres. Etablir des bons de commande pour approbation, dans la limite des pouvoirs délégués. 8. Se tenir informé(e) de l’évolution des normes applicables, des bonnes pratiques et des applied sciences dans les domaines professionnels concernés. Partager ses connaissances et orienter le personnel.

Exigences minimales

Formation

Diplôme universitaire (licence ou équivalent) dans un domaine en rapport avec la nature de l’emploi.

Expérience

Au moins deux ans d’expérience professionnelle dans un domaine administratif ou opérationnel.

Langues

Maitrise de l’anglais ou du Français et connaissance pratique du Portugais.

Connaissances et compétences

(methods et comportementales)

Bonne connaissance des principes et ideas relatifs aux domaines des opérations (funds, ressources humaines, administration, achats, and many others.). Bonne connaissance des logiciels PC (notamment logiciels de traitement de texte, tableurs et logiciels de présentation) comme Microsoft Office.

Connaissance des méthodes et methods de conception et d’évaluation de la qualité et de l’efficacité d’exécution des processus.

Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes: Aptitude à interpréter et à respecter les règles, inclinations réglementaires, politiques et procédures applicables. Aptitude à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes informatiques. Capacités d’analyse. Bonne aptitude à rédiger. Aptitude à entretenir des relations de travail efficaces avec les principales events prenantes. Grande discrétion et sens des responsabilités en ce qui concerne le traitement de questions confidentielles. Qualités relationnelles, tact et diplomatie dans les rapports avec les autres. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et smart aux considérations de style.

part facultative (si nécessaire)

9. Contrôler l’efficience et l’efficacité des méthodes et processus de travail, et recommander des améliorations. Travailler en liaison étroite avec le personnel et les responsables concernés pour veiller à l’efficacité et au bon déroulement des activités aux stades de la conception et de la prestation des companies, et recommander les améliorations à apporter aux processus interdépendants. 10. Effectuer des recherches et analyser des données et des informations sur divers sujets liés aux activités opérationnelles. Préparer des rapports analytiques pour contribuer au suivi de programmes/projets et fournir des contributions à des rapports et à d’autres communications. 11. Assister le level focal de pays pour les questions de sécurité dans les activités visant à garantir la sûreté, la sécurité et le bien-être des fonctionnaires ainsi que la sécurité des locaux et des actifs, conformément aux politiques et procédures de sécurité du système des Nations Unies. Exercer la fonction d’assistant(e) native(e) chargé(e) de la sécurité, selon les besoins. 12. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

–

Substitution d’une formation de niveau universitaire par une expérience professionnelle

Une expérience professionnelle équivalente peut être prise en compte au lieu d’un diplôme universitaire, conformément au tableau ci-dessous.

Études requises

Équivalence requise pour des candidats qui n’ont pas de diplôme d’études universitaires ou postsecondaires

Équivalence requise pour des candidats qui n’ont pas de diplôme d’études universitaires mais qui ont un diplôme d’études postsecondaires

Diplôme universitaire (licence ou équivalent) dans un domaine en rapport avec la nature de l’emploi

Le(la) titulaire doit avoir achevé ses études secondaires

+

Six ans d’expérience professionnelle pertinente (en plus du nombre d’années d’expérience indiqué dans la description d’emploi)

Le(la) titulaire doit avoir achevé ses études secondaires

+

Diplôme/certificat d’études postsecondaires

+

Quatre ans d’expérience professionnelle pertinente (en plus du nombre d’années d’expérience indiqué dans la description d’emploi)

Processus de recrutement

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le web site e-Recruitment du BIT à l’adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les directions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

Les candidat(e)s évalué(e)s et considéré(e)s comme pouvant être recommandé(e)s mais qui n’ont pas été sélectionné(e)s pour cet emploi vacant pourront se voir offrir une affectation sur un autre poste au même grade ou à un grade inférieur dans la mesure où lesdits candidat(e)s possèdent les {qualifications} minimales requises pour cet emploi .

NB : Les candidatures féminines et celles des personnes vivantes avec un handicap sont vivement encouragées

Alerte à la fraude

Le BIT ne facture aucun frais à aucun second du processus de recrutement, que ce soit au second de postuler, pour l’entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d’addresses e mail différentes de celles du BIT – ilo@.org – ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n’a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations family members au compte bancaire du postulant.