Assistant(e) Administratif(ve)

Assistant(e) Administratif(ve)


  • Job Identification
    21966

  • Posting Date
    2024-11-14, 12:59 p.m.

  • Apply Before
    2024-11-30, 12:59 p.m.

  • Job Schedule
    Full time

  • Locations





    Tunisia





  • Agency
    UNDP

  • Vacancy Type
    National Personnel Service Agreement

  • Practice Area
    Governance


    • Job Description

    Background

     
    Diversity, Equity and Inclusion are core ideas at UNDP:  we worth variety as an expression of the multiplicity of countries and cultures the place we function, we foster inclusion as a manner of making certain all personnel are empowered to contribute to our mission, and we guarantee fairness and equity in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ strategy to our variety efforts means rising illustration of underserved populations. People who determine as belonging to marginalized or excluded populations are strongly inspired to apply. Learn extra about working at UNDP together with our values and inspiring stories.

     
    UNDP doesn’t tolerate sexual exploitation and abuse, any type of harassment, together with sexual harassment, and discrimination. All chosen candidates will, subsequently, endure rigorous reference and background checks.

    Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) en Tunisie accompagne la Cour des comptes dans la mise en œuvre de son plan stratégique 2022-2026. La Cour des comptes est une establishment constitutionnelle clé, qui joue un rôle essentiel dans l’audit et la surveillance des funds publiques. Depuis l’indépendance de la Tunisie, la Cour a considérablement élargi ses fonctions, notamment en matière de contrôle des funds publiques, de surveillance du financement des partis politiques et d’évaluation des politiques publiques.
    Pour répondre à ces nouvelles exigences, la Cour des comptes est en pleine transformation, d’une establishment d’audit classique à une véritable juridiction financière. Cette transition nécessite une modernisation de son cadre institutionnel, de ses méthodes de gestion, ainsi qu’une meilleure interplay avec le public et les autres establishments. La mise en œuvre du troisième plan stratégique de la Cour est au cœur de cette transformation, visant à renforcer sa gouvernance interne, à améliorer son indépendance administrative et financière, et à moderniser ses méthodes de travail.
    Le projet, financé par la Délégation de l’Union Européenne en Tunisie, a pour objectif d’accompagner la Cour des comptes sur une période de trois ans dans la mise en œuvre de ce plan stratégique. Il se concentre sur le renforcement des capacités institutionnelles, l’amélioration de l’évaluation des politiques publiques, le renforcement de la communication avec les events prenantes, et l’introduction d’outils numériques pour garantir la transparence, la redevabilité et l’efficacité. L’objectif ultime est de renforcer la transparence et la redevabilité, pour une plus grande confiance des citoyens.
    Dans ce cadre, et afin d’appuyer la gestion administrative et financière du projet, le PNUD se suggest de recruter un[e] Assistant[e] Administratif[ve]. Il[elle] agira sous la supervision et la coordination du/de la Conseiller[e] Technique Principal[e] [CTP] et en collaboration étroite avec l’Analyste de Projet.
     

    Devoirs et responsabilités

    L’assistant[e] administratif[ve] aura la cost d’appuyer l’exécution du projet. Il/Elle sera notamment chargé[e] de :

    a.    Appuyer la gestion du projet :
    •    Veiller au respect des règles et procédures du PNUD en matière d’achat et de gestion financière et toute autre opération administrative, notamment à travers les outils numériques dédiés.
    •    Contribuer au suivi budgétaire et la gestion de trésorerie.
    •    Préparer et soumettre les dossiers pour les bons de commandes et requêtes de paiement, et suivre leur exécution dans les délais.
    •    Collaborer avec les unités des Achats et des Finances du bureau de pays pour résoudre d’éventuels retards ou problèmes de traitement des processus du projet.
    •    Coordonner avec les prestataires de providers et les fournisseurs.

    b.    Soutenir administrativement la mise en œuvre :
    •    Appuyer les processus de passation de marchés, y compris la préparation des paperwork relatifs aux demandes de prix, aux appels d’offres ou aux demandes de propositions, ainsi que tous les travaux préparatoires nécessaires pour la contractualisation,
    •    Assurer le suivi des contrats engagés dans le cadre de la mise en œuvre,
    •    Veiller à l’expédition/réception des correspondances du PNUD.
    •    Maintenir à jour les archives du projet, en veillant à la conservation des paperwork confidentiels
    •    Préparer et mettre à jour des inventaires des immobilisations et des shares de consommables du projet, et, si nécessaire, procéder à de nouvelles acquisitions

    c.    Appuyer la gestion logistique de la mise en œuvre des activités :
    •    Appuyer l’organisation logistique et la clôture des activités [ateliers, mission, voyage, hôtel etc.]
    •    Préparer les missions de l’équipe du projet ainsi que des partenaires.
    •    Participer le cas échéant aux activités du projet afin d’assurer leur bonne mise en œuvre.

    d.    Appuyer la planification du projet :
    •    Participer à l’élaboration des plans de travail tenant compte du cadre de résultats et des ressources disponibles,
    •    Participer à l’élaboration des plans de recrutements et des plans d’achats annuels,
    •    Préparer et communiquer dans les délais les besoins estimatifs pour l’organisation des événements du projet et les besoins en trésorerie.

    Le/la titulaire sera amené(e) à exécuter d’autres tâches related de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.
     

    Dispositions institutionnelles

    L’assistant[e] administratif[ve] agira sous la supervision directe du CTP, en étroite collaboration avec l’Analyste de Projet et l’équipe des Opérations du bureau de pays.


    Compétences 
     
    Core  
     Obtenir des résultats : LEVEL 1: Plans and screens personal work, pays consideration to particulars, delivers high quality work by deadline
    Penser de manière innovante : LEVEL 1: Open to artistic concepts/recognized dangers, is pragmatic downside solver, makes enhancements 
     Apprenez continuellement: LEVEL 1: Open minded and curious, shares information, learns from errors, asks for suggestions
    Adaptez-vous avec agilité : LEVEL 1: Adapts to alter, constructively handles ambiguity/uncertainty, is versatile 
     Agissez avec détermination : LEVEL 1: Shows drive and motivation, capable of ship calmly in face of adversity, assured
    S’engager et s’associer : LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding in the direction of others, types constructive relationships
    Favoriser la diversité et l’inclusion : LEVEL 1: Appreciate/respect variations, conscious of unconscious bias, confront discrimination 

    Compétences transversales et strategies  
    Cross-Functional & Technical competencies

    Thematic Area Name Definition
    Business Management  Working with Evidence and Data
    • Ability to examine, cleanse, rework and mannequin knowledge with the objective of discovering helpful info, informing conclusions, and supporting decision-making
    Business Management  Digital Awareness and Literacy
    • Ability and inclination to quickly undertake new applied sciences, both by means of skillfully greedy their utilization or by means of understanding their affect and empowering others to make use of them as wanted
    Business Management  Customer Satisfaction/Client Management 
    • Ability to reply well timed and appropriately with a way of urgency, present constant options, and ship well timed and high quality outcomes and/or options to fulfil and perceive the actual prospects’ wants. Provide inputs to the event of customer support technique. Look for tactics so as to add worth past shoppers’ speedy requests. Ability to anticipate consumer’s upcoming wants and considerations.
    Business Management  Communication
    • Ability to speak in a transparent, concise, and unambiguous method each by means of written and
    • verbal communication; to tailor messages and select communication strategies relying on the viewers. Ability to handle communications internally and externally, by means of media, social media, and different acceptable channels. 
    Business Management  Monitoring
    • Ability to supply managers and key stakeholders with common suggestions on the consistency or discrepancy between deliberate and precise actions and programme efficiency and outcomes.
    Technical – Finance  Budget administration
    • Ability to assist budgetary features of labor planning course of, drawing and administration of group budgets
    Administration & Operations Event Management
    • Support tasks with occasion administration together with venue identification, lodging, logistics, catering, transportation, and money disbursements, and so on.

    Qualifications minimales

    Education
    • Un diplôme d’Etudes secondairesest requis . 
    • Ou 
    • Une diplôme universitaire dans le domaine de l’administration, la gestion et/ou les funds ou tout autre domaine connexe, sera dument pris en consideration mais pas un requisDes certifications en administration sont souhaitables.
    Expérience dans le domaine
    • Au moins cinq [05] années d’expérience [avec un diplôme de fin d’études secondaires], ou deux [02] années [avec une licence] d’expérience pertinente dans les providers d’appui administratif, financier ou programmatique.
    Aptitudes et compétences requises
    • Maitrise des outils informatiques.
    Aptitudes et compétences supplémentaires souhaitées
    • Démontrer de bonnes aptitudes de communication écrite et orale 
    • Expérience pertinente dans les providers d’appui administratif, financier ou programmatique au sein du PNUD ou avec d’autres agences du Système des Nations Unies, ou au sein d’une organisation internationale de développement.
    • Connaissance pratique des outils de gestion et de suivi 

     

     
    Langue[s] requise[s]
    • Maîtrise de la langue arabe et française est exigée.
    • Une connaissance de la langue anglaise est un avantage

    Documents exigés

    Le CV sous le format P11 est exi

     
    Disclaimer 

     

     
    Under US immigration legislation, acceptance of a workers place with UNDP, a world group, might have important implications for US Permanent Residents. UNDP advises candidates for all skilled stage posts that they need to relinquish their US Permanent Resident standing and settle for a G-4 visa, or have submitted a legitimate utility for US citizenship previous to graduation of employment. 

     
    UNDP just isn’t ready to supply recommendation or help on making use of for US citizenship and subsequently candidates are suggested to hunt the recommendation of competent immigration legal professionals concerning any functions.

     
    Applicant details about UNDP rosters

     
    Note: UNDP reserves the proper to pick out a number of candidates from this emptiness announcement.  We might also retain functions and take into account candidates making use of to this put up for different comparable positions with UNDP on the similar grade stage and with comparable job description, expertise and academic necessities.

     
    Non-discrimination

     
    UNDP has a zero-tolerance coverage in the direction of sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All chosen candidates will, subsequently, endure rigorous reference and background checks, and can be anticipated to stick to those requirements and ideas.  

     
    UNDP is an equal alternative and inclusive employer that doesn’t discriminate primarily based on race, intercourse, gender identification, faith, nationality, ethnic origin, sexual orientation, incapacity, being pregnant, age, language, social origin or different standing. 

     
    Scam warning

     
    The United Nations doesn’t cost any utility, processing, coaching, interviewing, testing or different payment in reference to the applying or recruitment course of. Should you obtain a solicitation for the cost of a payment, please disregard it. Furthermore, please be aware that emblems, logos, names and addresses are simply copied and reproduced. Therefore, you’re suggested to apply explicit care when submitting private info on the internet.

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